Melakukan kesalahan dalam bisnis untuk pertama kalinya ? bingung bagaimana cara meminta maaf melalui surat bisnis yang baik ? Jika Ya, maka baca kiat – kiat menulis surat permintaan maaf bisnis dibawah ini.
Dalam dunia bisnis, ada kalanya segala sesuatu tidak berjalan sesuai yang kamu prediksikan, dan ketika ada kesalahan, tentu Kamu harus meminta maaf dan memperbaikinya.
Baik itu tentang perselisihan kamu dengan pelanggan, tentang keterlambatan pengiriman pesanan pelanggan, atau keterlambatan ketika melakukan pertemuan dengan beberapa orang yang penting dalam bisnis. Menulis surat permintaan maaf adalah solusi yang baik untuk dicoba.
Permintaan maaf akan membersihkan pikiran kamu, dan juga pikiran orang yang memiliki masalah dengan kamu.
Jangan pernah terperangkap dalam keogisan dan menolak untuk meminta maaf.
Bahkan jika Kamu tidak melakukan kesalahan, minta maaf terlebih dahulu adalah lebih baik daripada berlarut – larut dalam permasalahan.
Menulis permintaan maaf bahkan adalah suatu keharusan ketika melibatkan kamu dengan seorang pelanggan.
Dalam hal ini, Kamu harus selalu melihatnya dari perspektif “pelanggan selalu benar.” Mengapa? Alasannya adalah karena kehilangan pelanggan bisa sangat merugikan.
Dan satu pelanggan yang tidak puas dapat mencegah pelanggan potensial lainnya untuk melakukan bisnis dengan Kamu.
Jadi, sebagai pemilik bisnis, Kamu harus dapat menulis surat permintaan maaf bisnis yang efektif yang dapat mendorong penerima untuk memaafkan kesalahan dan kembali berhubungan baik dengan bisnis yang Kamu jalankan.
Berikut adalah beberapa pedoman untuk menulis surat permintaan maaf bisnis.
Cara Menulis Surat Permintaan Maaf Bisnis – Contoh Template
1. Alamat orang yang tepat
Jika Kamu menulis surat permintaan maaf Kamu kepada orang tertentu (seperti klien yang kecewa), Kamu harus memulainya dengan judul dan nama belakang – misalnya, “Nyonya Elsa yang terhormat.” , jika Kamu mengirim surat bisnis, maka alamatkan ke orang yang bertanggung jawab menerima surat tersebut.
Baca Juga : Pedoman menulis surat bisnis perkenalan produk
Jika Kamu tidak tahu nama orang tersebut, cari tahu dan sertakan dalam surat Kamu.
Sebuah surat permintaan maaf yang efektif adalah ketika penerima tahu bahwa itu dikirim kepadanya secara spesifik.
Bagaimanapun juga, hindari salam yang tidak bersifat pribadi dan sering digunakan seperti, “Dear Sir” atau “Kepada yang Terhormat.” Salam semacam itu mengirimkan sinyal bahwa surat Kamu adalah surat yang “biasa” lainnya.
2. Alasan mengapa Kamu menulis surat
Mulailah surat Kamu dengan menyatakan tentang alasan untuk apa isi surat itu.
Artinya, beri tahu penerima bahwa surat itu adalah permintaan maaf. Ini akan mempersiapkan mereka secara emosional untuk setiap kata yang muncul sesudahnya.
Kamu tidak ingin membuat mereka menebak atau bingung tentang mengapa Kamu menulis dan apa sih yang akan Kamu katakan.
Mulailah surat Kamu dengan pernyataan langsung dan sederhana seperti, “Saya dengan tulus meminta maaf untuk …” atau “Saya menulis surat ini untuk meminta maaf dengan tulus atas …“.
Dan jangan mulai dengan menceritakan apa yang terjadi. Memulai surat Kamu dengan pernyataan permintaan maaf membuat pembaca tenang dan mau menerima permintaan maaf Kamu.
3. Nyatakan kesalahan Kamu
Setelah menyatakan bahwa Kamu meminta maaf, nyatakan apa yang masalah yang membuat Kamu minta maaf.
Ada kalanya penerima mungkin lupa tentang apa yang terjadi. Jadi, jangan pernah mengabaikan bagian ini dengan asumsi bahwa penerima akan tetap mengingat.
Saat menyatakan kesalahan Kamu, jelaskan dengan sejelas – jelasnya. Ini akan meyakinkan penerima bahwa Kamu benar-benar mengerti apa yang Kamu lakukan. Tulis sesuatu seperti:
“Apa yang terjadi minggu lalu sangat tidak profesional. Sebagai pelanggan, andamemiliki hak untuk memilih warna yang anda suka saat membeli barang yang tersedia dalam berbagai warna. Dengan mengirimkan smartphone biru tetapi sebenarnya smartphone putih yang Kamu pesan, kami merampas kebebasan anda, dan itu salah. Dan menolak permintaan anda untuk mengubah perangkat ke warna yang diinginkan adalah salah satu kesalahan terburuk yang pernah kami lakukan pada pelanggan. Dan kami sangat menyesalinya. “
4. Akui seberapa besar Kesalahan kamu kepada mereka
Setelah menyatakan kesalahan Kamu, akui seberapa besar itu berdampak kepada si penerima.
Ini adalah kesempatan baik bagi Kamu untuk menyebutkan bahwa Kamu tidak pernah bermaksud untuk melakukan hal seperti itu pada mereka.
Baca Juga : Cara menulis studi kasus bisnis
Ini bertujuan untuk tidak lepas tanggung jawab , membebaskan diri dari kesalahan atau memberikan alasan yang lemah.
Tulis sesuatu seperti:
“Kami kemudian mengetahui bahwa smartphone yang anda pesan adalah untuk hadiah ulang tahun untuk saudara anda, dan warna putih adalah warna favoritnya, tetapi kami akhirnya memaksanya untuk menerima apa yang tidak ia sukai. Kami harap Kamu mengerti bahwa itu bukan tujuan kami, tetapi kami merusaknya dengan kecerobohan dan sikap tidak profesional kami.”
5. Terima tanggung jawab
Ini adalah salah satu bagian tersulit dari permintaan maaf, tetapi adalah bagian yang paling penting.
Bahkan apabila penerima juga memiliki beberapa kesalahan, akui kesalahan Kamu secara terbuka.
Bahkan jika Kamu memiliki beberapa alasan untuk tindakan salah Kamu, tetapi jangan melakukan pembenaran sepihak.
Pernyataan sederhana seperti, “Kami benar-benar bertanggung jawab atas sikap tidak profesional kami dan rasa kecewa yang telah kami sebabkan kepada Kamu“.
6. Tawarkan solusi untuk menebus kesalahan
Hanya mengatakan bahwa Kamu menyesal saja itu tidaklah cukup.
Apa yang benar-benar membuat permintaan maaf Kamu efektif adalah menemukan cara untuk menyelesaikan masalah di masa depan.
Jika kesalahan adalah sesuatu yang dapat diperbaiki, seperti pesanan yang salah atau cacat, tawarkan untuk memperbaikinya segera tanpa biaya tambahan kepada penerima.
7. Nyatakan keinginan Kamu untuk melanjutkan hubungan
Permintaan maaf tidak hanya dimaksudkan untuk meminta maaf kepada penerima. Pada dasarnya itu dimaksudkan untuk memperbaiki kesalahan dalam hubungan Kamu dengan mereka dan menjaga hubungan tetap berjalan dengan lancar.
Lebih baik mengungkapkan apa yang benar-benar Kamu inginkan, seperti hubungan bisnis yang berkelanjutan. Setelah menulis isi surat permintaan maaf bisnis Kamu.
